Datenschutz

Kapitel A: EU-Datenschutz-Grundverordnung

Als Betreiber dieser Webseite des Kreises Borken ist der Schutz Ihrer Privatsphäre dem Kreis Borken ein wichtiges Anliegen. Seit dem Mai 2018 gilt in Deutschland die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) als geltendes Recht. Sie enthält i.V.m. dem Landesdatenschutzgesetz Nordrhein-Westfalen (DSG NRW) Reglungen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch öffentliche Stellen. Nachfolgend informieren wir Sie zum Datenschutz über die Funktionsweise unserer Webseite und bitten Sie diese Aufmerksam zu lesen.

Wer ist für die Datenverarbeitung Verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

1. Kontakte

a) Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für diese Webseite ist der

Kreis Borken
Der Landrat
Burloer Str. 93
46325 Borken
Telefon: +49 2861 / 681 100
Telefax: 0 28 61 / 6 33 20
E-Mail: info(at)kreis-borken.de
Internet: www.kreis-borken.de

b) Datenschutzbeauftragter

Den Datenschutzbeauftragten des Kreises Borken erreichen Sie per E-Mail unter datenschutz@kreis-borken.de

Hinweis: Gemäß Art. 37 Abs. 3 hat der Kreis Borken einen gemeinsamen behördlichen Datenschutzbeauftragten bestellt, welcher mehrere Behörden betreut. Genauere Informationen zum Datenschutzbeauftragten lauten

Zweckverband KAAW – Kommunale ADV-Anwendergemeinschaft West
Herr Mario Könning
Arbeitsort/-platz
Im Rathaus der
Stadt Borken
Im Piepershagen 17
46325 Borken
Tel.: 02861 939 409

c) Aufsichtsbehörde für den Datenschutz

Zuständige Aufsichtsbehörde für den Datenschutz ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211/38424-0
Telefax: 0211/38424-10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

2. Ihre Rechte als Nutzer

Sie haben das Recht:

• gemäß Art. 15 DS-GVO i.V.m. §§ 12, 49 DSG NRW Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen. Bitte beachten Sie, dass Ihr Auskunftsrecht in bestimmten Fällen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein kann gemäß § 48 Landesdatenschutzgesetz Nordrhein-Westfalen.
• gemäß Art. 16 DS-GVO i.V.m. § 50 Abs. 1 DSG NRW unverzüglich die Berichtigung unrichtiger Daten oder die Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• gemäß Art. 17 DS-GVO i.V.m. § 50 Abs. 2 DSG NRW können Sie bei gesetzlicher Voraussetzung die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen. Das Recht auf Löschung nach Art. 17 Absatz 1 und 2 DS-GVO besteht jedoch unter anderem dann nicht, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich ist zur Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse, zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
• gemäß Art. 18 DS-GVO i.V.m. § 50 Abs. 3 DSG NRW die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DS-GVO i.V.m. § 14 DSG NRW Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
• gemäß Art. 20 DS-GVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
• gemäß Art. 7 Abs. 3 DS-GVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen und
• gemäß Art. 77 DS-GVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes wenden.

3. Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 Abs. 1 DS-GVO i.V.m. § 14 DSG NRW

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a oder Buchstabe e DS-GVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Der Verantwortliche verarbeitet dann die personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen und Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Webseite und die Speicherung der Protokolldateien sind für den Betrieb der Webseite zwingend erforderlich.

Bitte richten Sie Ihren Widerspruch an datenschutz@kreis-borken.de mit konkreten Angaben, zu welchen Dienst Ihr Widerspruch gilt.

1. Webseite allgemein

a) Welche Daten werden für welchen Zweck verarbeitet?

Beim Zugriff auf Inhalte der Webseite werden durch den auf Ihrem Endgerät zum Einsatz kommenden Browser automatisch Informationen an den Server unserer Webseite gesendet. Diese Informationen werden temporär in einem sogenannten Logfile (Protokolldatei) gespeichert, die möglicherweise eine Identifizierung zulassen. Die folgenden Daten werden hierbei erhoben:

• IP-Adresse des anfordernden Rechners
• verwendeter Webbrowser und verwendetes Betriebssysteme
• Webseite, von denen das System auf unsere Internetseite gelangt
• Datum und Uhrzeit des Abrufs
• Verweildauer auf der Website
• Name der angeforderten Daten
• Meldung über erfolgreichen Abruf

Die genannten Daten (Protokolldateien) werden durch uns zu folgenden Zwecken verarbeitet

• Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus der Webseite,
• Gewährleistung einer komfortablen Nutzung unserer Webseite,
• Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie
• zu weiteren administrativen Zwecken.

b) Auf welcher Rechtsgrundlage werden diese Daten verarbeitet?

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten ist § 3 Abs. 1 DSG NRW i.V.m. Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e und Abs. 3 DS-GVO.

c) Gibt es neben dem Verantwortlichen weitere Empfänger der personenbezogenen Daten?

Die Webseite des Kreises Borken wird gehostet bei:

• efense GmbH, Am Königsweg 9b, 48599 Gronau-Epe

Der Dienstleister empfängt zu diesem Zweck die oben genannten Daten als Auftragsverarbeiter.

d) Wie lange werden die Daten gespeichert?

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zwecks ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Bei der Bereitstellung der Webseite ist dieses der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist. Die Protokolldateien werden bis zu 3 Monaten aufbewahrt.

2. Kommunikation mittels Kontaktformular, E-Mail oder sonstige Mediums

a) Welche Daten werden für welchen Zweck verarbeitet?

Für Ihre Kontaktaufnahme mit dem Kreis Borken bieten wir Ihnen verschiedene Zugangsmöglichkeiten der elektronischen Kommunikation an.

• Das Kontaktformular
• Die E-Mail Kommunikation
• Die DE-Mail Kommunikation
• Virtuelle Poststelle (VPS) für die verschlüsselte E-Mail-Kommunikation
• Die Telefonanlage (der Anrufbeantworter: Aufnahme auf Band)

Mit Ihrer Kontaktaufnahme können gespeichert werden:

• Stammdaten wie Ihren Namen
• Kontaktdaten wie Ihre E-Mail-Adresse
• Ihre Nachricht / Ihren Inhalt bzw. Ihr Anliegen
• Zeitstempel
• IP-Adresse

Der Zweck der Datenverarbeitung und Speicherung dient dazu, Ihrem Anliegen entgegen kommen zu können.

b) Auf welcher Rechtsgrundlage werden diese Daten verarbeitet?

Sofern Sie eines der Kommunikationsmedien unter Punkt 2.a. nutzen, erfolgt die Eingabe personenbezogener Daten auf ausdrücklicher freiwilliger Basis. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DS-GVO. Handelt es sich bei Ihrer Anfrage und dem genutzten Medium um einen Verwaltungsakt, so verarbeiten wir diese Informationen gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c oder e DS-GVO.

Personen unter 16 Jahren sollten keine personenbezogenen Daten an uns übermitteln, es sei denn, die Zustimmung der Eltern oder Sorgeberechtigten wurde erteilt (Art. 8 Abs. 1 DS-GVO). Die Zustimmung muss dann ausdrücklich in der Nachricht vermerkt sein (Art. 8 Abs. 2 DS-GVO)

c) Gibt es neben dem Verantwortlichen weitere Empfänger der personenbezogenen Daten?

Die von Ihnen eingegebenen persönlichen Daten verwenden wir nur zu dem von Ihnen gewünschten Zweck und nur innerhalb der Kreisverwaltung bzw. der mit dem jeweiligen Service beauftragten Fachämtern.

Handelt es sich um ein behördliches Anliegen welches nicht Aufgabe unsere Aufgabe ist, so setzen wir Ihr Einverständnis voraus, dass wir Ihre Anfrage an die zuständige öffentliche Einrichtung (z.B. anderer Kreis, Land, Bund, Kommune etc.) übermitteln dürfen, damit wir Ihrem Anliegen gerecht werden. Wir werden Ihr Anliegen ausschließlich in Verbindung mit öffentlichen Einrichtungen weitergeben.

d) Wie lange werden die Daten gespeichert?

Die anfallenden personenbezogenen Daten, die wir per Kommunikation erhalten, löschen wir, sobald die Speicherung nicht mehr für den von Ihnen verfolgten Zweck oder im Zusammenhang mit damit ausgelösten Verwaltungsvorgängen und den hierfür geltenden Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.

e) Hinweise zur E-Mail-Kommunikation

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass die Kommunikation auf dem elektronischen Wege mittels E-Mail auf eigener Gefahr erfolgt. Der Kreis Borken kann die Abhörsicherheit oder Unverfälschtheit einer eingegangenen Nachricht nicht gewährleisten.

Bitte nutzen Sie für eine sichere Kommunikation Ihre DE-Mail Adresse oder unser Kontaktformular.

Alternativ können Sie uns eine verschlüsselte E-Mail zusenden. Hierzu nutzen Sie den von uns bereitgestellten „öffentlichen Schlüssel“: Schlüssel  -- Sollten Sie über keine technischen Möglichkeiten einer sicheren E-Mail-Kommunikation verfügen, können Sie uns auch sichere Nachrichten über unser bereitgestelltes Portal „Cryptshare“ mitteilen:  https://securemail.kreis-borken.de

Hinweis Cryptshare: Die Angabe einer Telefonnummer für Rückfragen ist verbindlich, da in der Regel der Austausch des Passwortes zum Öffnen oder Verschlüsseln einer E-Mail per Telefon erfolgt. Ohne die Angabe kann der Kontakt über das Portal nicht ermöglicht werden.

f) Hinweise zu Bandaufnahmen (Anrufbeantworter)

Wir weisen Sie darauf hin, sofern Ihre Ihr gesprochenes Wort durch den Anrufbeantworter aufgezeichnet wird und der Inhalt einen entscheidend für die Umsetzung eines Verwaltungsaktes ist, so verarbeiten (speichern) wir diese Informationen für den dafür vorgesehenen Zweck.

3. Kommunikation mittels Videokonferenz (Online-Meetings /-Schulungen) -- ZOOM

a) Welche Daten werden für welchen Zweck verarbeitet?

Für Ihre Kontaktaufnahme mit dem Kreis Borken bieten wir Ihnen die Möglichkeit mittels einer Videokonferenz an, an einem virtuellen Konferenzraum teilzunehmen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies zur Durchführung einer Videokonferenz erforderlich ist (z.B. Nutzerkonto, Meeting-Metadaten, Text- und Audiodaten etc.).

Der Zweck der Datenverarbeitung und u.U. Speicherung dient dazu, Ihrem Anliegen entgegen kommen zu können.

Die Eingabe Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausdrücklicher auf freiwilliger Basis. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DS-GVO. Handelt es sich bei Ihrer Anfrage und dem genutzten Medium um einen Verwaltungsakt, so verarbeiten wir diese Informationen gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c oder e DS-GVO.

Personen unter 16 Jahren sollten keine personenbezogenen Daten an uns übermitteln, es sei denn, die Zustimmung der Eltern oder Sorgeberechtigten wurde erteilt (Art. 8 Abs. 1 DS-GVO). Die Zustimmung muss dann ausdrücklich in der Nachricht vermerkt sein (Art. 8 Abs. 2 DS-GVO)

c) Gibt es neben dem Verantwortlichen weitere Empfänger der personenbezogenen Daten?

Bei der Videokonferenz bedient sich der Kreis Borken an einen Dienstleister. Der Dienstleister empfängt zu diesem Zweck die oben genannten Daten als Auftragsverarbeiter. Folgende Dienstleister sind beteiligt:

• Zweckverband KAAW als Vertragspartner
• regio IT als Hosting-Provider
• Zoom.US als Hersteller der Software

Die Verarbeitung der Inhaltsdaten findet im europäischen Wirtschaftsraum statt. Darüber hinaus verarbeitet „zoom.us“ die Nutzerdaten (Nutzerkonto), sofern Sie einen bestehenden Account besitzen. Es gelten im Rahmen des Nutzerkontos die Nutzungsbedingungen und Datenschutzreichtlinie von Zoom. Eine Drittlandsübertragung der Nutzerkonten an zoom.us findet statt und wird für die Zuordnung von Konferenzen benötigt.

d) Wie lange werden die Daten gespeichert?

Es werden im Rahmen der Videokonferenzen i.d.R. keine Videoaufnahmen vorgenommen. Daher findet keine Speicherung der Inhaltsdaten statt. Wird eine Aufnahme vorgenommen, so werden alle Beteiligten im Rahmen der Videokonferenz informiert. Die Dauer der Speicherung dieser Aufnahme orientiert sich nach dem Zweck der Nutzung.

e) Informationen zum Nachlesen

Datenschutzhinweise Zoom

4. Cookies

a)Welche Daten werden für welchen Zweck verarbeitet?

Wir setzen auf unserer Seite Cookies ein. Hierbei handelt es sich um kleine Textdateien, die Ihr Browser automatisch erstellt und die auf Ihrem Endgerät (Laptop, Tablet, Smartphone o.ä.) gespeichert werden, wenn Sie unsere Seite besuchen. Cookies richten auf Ihrem Endgerät keinen Schaden an, enthalten keine Viren, Trojaner oder sonstige Schadsoftware. In einem Cookie werden Informationen abgelegt, die sich jeweils im Zusammenhang mit dem spezifisch eingesetzten Endgerät ergeben. Dies bedeutet jedoch nicht, dass wir dadurch unmittelbar Kenntnis von Ihrer Identität erhalten. Der Einsatz von Cookies dient einerseits dazu, die Nutzung unseres Online-Angebots für Sie angenehmer zu gestalten.

b) Auf welcher Rechtsgrundlage werden diese Daten verarbeitet?

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten ist § 3 Abs. 1 DSG NRW i.V.m. Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DS-GVO.

c) Gibt es neben dem Verantwortlichen weitere Empfänger der personenbezogenen Daten?

Die Webseite des Kreises Borken nutzt Cookies von Drittanbietern, sog. „Third-Party-Cookies.. Dabei werden einige Inhalte durch externe Anbieter angezeigt. Um Zugriff auf diese externen Inhalte zu erhalten, müssen Sie erst die Nutzungsbedingungen der Anbieter akzeptieren. Dazu zählt auch ihre Cookie-Politik, die sich vollständig unserer Kontrolle entzieht. Sofern Sie diese Inhalte nicht aufrufen, werden auch keine Drittlanbietercookies auf Ihrem Gerät gespeichert. Drittanbieter sind

• Tracking-Tools (näheres ab Ziffer 5)

d) Wie lange werden die Daten gespeichert?

Allgemein werden Cookies auf Ihrem Endgerät gespeichert und von diesem an unsere Webseite übermittelt. Daher haben Sie als Nutzer die ganze Zeit die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit durch Sie gelöscht werden. Weiterhin bleibt zu unterscheiden in

• Transiente Cookies werden automatisch gelöscht, wenn Sie den Browser schließen. Dazu zählen insbesondere Session Cookies.
• Persistente Cookies werden automatisiert nach einer vorgegebenen Dauer gelöscht, die sich je nach Cookie unterscheiden kann. Sie können die Cookies in den Einstellungen Ihres Browsers jederzeit löschen.

e) Hinweise zu Cookies

Die meisten Browser akzeptieren Cookies automatisch. Sie können Ihren Browser jedoch so konfigurieren, dass keine Cookies auf Ihrem Computer gespeichert werden oder stets ein Hinweis erscheint, bevor ein neuer Cookie angelegt wird. Third-Party-Cookies, die durch einen Dritten gesetzt wurden, können Sie so konfigurieren, dass Sie die Annahme ablehnen. Wir weisen darauf hin, dass die vollständige Deaktivierung von Cookies jedoch dazu führen, dass Sie ggf. nicht alle Funktionen unserer Webseite nutzen können.

5. Tracking-Tool: Matomo

a)Welche Daten werden für welchen Zweck verarbeitet?

Wir verwenden die Open-Source-Software Matomo zur Analyse und statistischen Auswertung der Nutzungsdaten unserer Webseite. Hierzu werden entsprechende Cookies eingesetzt (weiteres unter Punkt 4 der Datenschutzerklärung). Die durch das Cookie erzeugten Informationen über die Webseitenutzung werden an unsere Server übertragen und in pseudonymen Nutzungsprofilen zusammengefasst. Die Informationen werden dazu verwendet, um die Nutzung der Webseite auszuwerten und um eine bedarfsgerechte Gestaltung unserer Webseite zu ermöglichen. Es wird in keinem Fall die IP-Adresse mit anderen den Nutzer betreffenden Daten in Verbindung gebracht. Die IPAdressen werden anonymisiert, so dass eine Zuordnung nicht möglich ist (IP-Masking).

Ihr Besuch dieser Webseite wird aktuell von der Matomo Webanalyse erfasst. Klicken Sie hier (https://matamo.org/docs/privacy/), damit Ihr Besuch nicht mehr erfasst wird.

b) Auf welcher Rechtsgrundlage werden diese Daten verarbeitet?

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten ist § 3 Abs. 1 DSG NRW i.V.m. Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DS-GVO.

c) Gibt es neben dem Verantwortlichen weitere Empfänger der personenbezogenen Daten?

Eine Weitergabe der Informationen durch die Nutzung von Matamo an Dritte erfolgt nicht.

d) Wie lange werden die Daten gespeichert?

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zwecks ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Weiterhin obliegt Ihnen als Nutzer Ihre Cookies bei Bedarf zu löschen. Wenn Sie Ihre Cookies löschen, so hat dies zur Folge, dass auch das Opt-Out-Cookie gelöscht wird und gegebenenfalls von Ihnen die Deaktivierung von Matamo erneut erfolgen muss.

6. Soziale Netzwerke

Der Kreis Borken ist bei Facebook, Instagram, Twitter und YouTube vertreten, aber verweist über diese Webseite ausschließlich durch Links auf Ihre Präsenz der sozialen Medien. Sie erkennt den Verweis durch das jeweilige abgebildete Logo des sozialen Netzwerkes.

Dieser Internet Auftritt verwendet keine sogenannten Social Media Plugins. Erst durch die aktive Nutzung der Links werden externe Seiten der sozialen Netzwerke aufgerufen. Wenn Sie nicht möchten, dass soziale Netzwerke über unseren Webauftritt gesammelten Daten zu Ihrem Benutzerkonto zuordnet, müssen Sie sich vor Ihrem Besuch unserer Website bei dem sozialen Netzwerk ausloggen. Zweck und Umfang der Datenerhebung und die weitere Verarbeitung und Nutzung der Daten durch soziale Netzwerke sowie Ihre diesbezüglichen Rechte und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz Ihrer Privatsphäre entnehmen Sie bitte den Datenschutzhinweisen des jeweiligen Anbieters (Facebook, Instagram, Twitter, YouTube).

7. Datensicherheit

Wir verwenden innerhalb des Website-Besuchs eine sichere Verbindung entsprechend dem Stand der Technik. Ob eine einzelne Seite unseres Internetauftrittes verschlüsselt übertragen wird, erkennen Sie an der geschlossenen Darstellung des Schüssel- beziehungsweise Schloss-Symbols in der unteren Statusleiste Ihres Browsers oder durch die Darstellung https://www.. Wir bedienen uns im Übrigen geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

8. Datenschutzerklärung

Der Kreis Borken als Verantwortlicher behält sich vor, die Datenschutzerklärung jederzeit im Hinblick auf geltende Datenschutzvorschriften zu aktualisieren.